Dokumenty pracownicze: ewidencja, terminy i kontrola

Dokumenty pracownicze kojarzą się z segregatorami w kadrach — i przez lata tak to wyglądało. Problem w tym, że segregator nie przypomni, że za trzy tygodnie spawaczowi kończą się badania wysokościowe, a operatorowi wózka uprawnienia UDT. W firmie produkcyjnej dokumentacja nie jest archiwum, tylko warunkiem dopuszczenia ludzi do pracy: bez ważnych badań i szkoleń pracownik formalnie nie może wykonywać swoich zadań, a firma ponosi ryzyko przy każdej kontroli i każdym wypadku.

Jakie dokumenty naprawdę trzeba mieć pod kontrolą

Poza samą teczką osobową (umowy, aneksy, świadectwa pracy) firma produkcyjna czy budowlana operuje dokumentami, które mają jedną wspólną cechę — datę ważności:

• Badania lekarskie — wstępne, okresowe i kontrolne; różne terminy dla różnych stanowisk i czynników szkodliwych.
• Szkolenia BHP — wstępne i okresowe; częstotliwość zależy od stanowiska (robotnicze co 3 lata, inne rzadziej).
• Uprawnienia kwalifikacyjne — UDT (wózki, suwnice, podesty), SEP (elektryczne), spawalnicze, prawo jazdy wyższych kategorii.
• Dokumenty do pracy za granicą — zaświadczenia A1, karty EKUZ, certyfikaty wymagane w kraju delegowania.
• Orzeczenia i zaświadczenia dodatkowe — badania wysokościowe, psychotesty dla kierowców, sanepidowskie.

Problem nie leży w dokumentach, tylko w terminach

Sam dokument łatwo przechować. Trudność zaczyna się przy skali: 50 pracowników × kilka dokumentów z różnymi datami ważności to kilkaset terminów do upilnowania jednocześnie. Do tego dochodzi rotacja, nowe projekty wymagające innych uprawnień i ekipy w terenie, których papiery fizycznie są w siedzibie. Kadry pilnują tego zwykle w Excelu albo w kalendarzu — do pierwszego urlopu osoby, która „ma to w głowie”.

Od segregatora do jednego rejestru

Rozwiązaniem nie jest lepszy segregator, tylko jeden rejestr, który zna terminy i przypomina o nich z wyprzedzeniem — zanim dokument wygaśnie, a nie po fakcie. Jak taki rejestr poprowadzić dla badań lekarskich, rozkładamy w poradniku o pilnowaniu terminów badań, a dla uprawnień — w tekście o ewidencji kwalifikacji.